Le 17/02/2015

Le remboursement des frais engagés par les bénévoles :

L'association peut décider de rembourser ses bénévoles des frais qu'ils engagent à titre personnel.

Cependant, les modalités du remboursement sont encadrées.

Le remboursement ne doit pas être supérieur aux frais engagés, le bénévole ne pouvant s'enrichir financièrement dans le cadre de son activité bénévole.
Les dépenses doivent être réelles, justifiées et engagées pour les besoins de l'activité de l'association.

Outre les condamnations pénales, quels sont les risques ?

Pour l'association : voir requalifier le remboursement en salaire par l'URSSAF, et devoir verser des charges sociales sur les sommes versées.
Pour le bénévole : voir les sommes remboursées incluses dans les revenus soumis à l'impôt sur le revenu.

Comment sécuriser et justifier le remboursement de frais des bénévoles ?

Éviter le remboursement au forfait. En cas de contrôle de l'URSSAF, il peut être difficile de fournir les éléments permettant de justifier des sommes versées au regard des frais réellement engagés.
Faire compléter une note de frais au bénévole, accompagnée des justificatifs originaux des dépenses précisant les date, lieu, nombre de kilomètres, objet… des frais dont il demande le remboursement. Cette note de frais et les justificatifs sont à conserver pendant 4 ans.
Déterminer les règles de remboursement pratiquées par l'association en Conseil d'administration/Comité directeur et, si l'association a un règlement intérieur, les écrire dans ce document. Ces règles concernent la nature des frais remboursables, les tarifs et plafonds de remboursement, les pièces à joindre…
Respecter les plafonds du barème fiscal pour le remboursement des frais de déplacement. Ce barème est arrêté chaque année par l'administration fiscale (A noter que ce barème est différent du barème pour le don aux œuvres – Voir plus bas dans l'article)

Le renoncement au remboursement et le reçu de don aux œuvres :

Le bénévole peut aussi renoncer à être remboursé de ses frais.

Sous certaines conditions, l'association peut alors lui délivrer un reçu de dons aux œuvres correspondant au montant des frais dont il a renoncé au remboursement.

Le bénévole peut ainsi bénéficier d'une réduction fiscale sur son impôt sur le revenu. Cette réduction est limitée à 66% du don effectué à l'association et à 20% de l'impôt sur le revenu à payer par le bénévole.

Quelles conditions l'association doit-elle remplir pour délivrer un reçu de dons aux œuvres ?

L'association doit être déclarée en Préfecture.
L'association doit appartenir à l'une des catégories d'associations déterminées par la loi, dont les associations sportives font parties.
L'association doit être d'intérêt général, c'est-à-dire, respecter les trois critères suivants :

    • Exercer des activités non lucratives,
    • Avoir une gestion désintéressée,
    • Ne pas fonctionner en cercle restreint.

Une association qui délivre des reçus de dons aux œuvres sans respecter ces conditions risque une amende fiscale, voire des poursuites pénales pour fraude fiscale.

Avant d'émettre des reçus pour dons aux œuvres, en cas de doute sur le caractère d'intérêt général de son association, il est conseillé de contacter l'administration fiscale de son département par courrier avec accusé de réception en joignant un certain nombre de documents. Cette démarche permet d'obtenir un rescrit fiscal autorisant l'association à recevoir des dons.

L'absence de réponse de l'administration fiscale dans un délai de 6 mois supprime le risque pour l'association d'être condamnée à une amende si elle ne remplit pas les conditions.

Les frais faisant l'objet du don ouvrant droit à un reçu fiscal doivent :

Avoir été engagés pour réaliser l'objet social de l'association,
Etre justifiés (conserver les justificatifs),
Etre inscrits dans les comptes de l'association.

Comment faire pratiquement ?

Le bénévole doit renoncer expressément au remboursement, c'est-à-dire, par écrit. La déclaration doit être datée, signée, et préciser un certain nombre d'éléments.
L'association délivre un reçu de dons aux œuvres (document CERFA disponible au CDOS 53 - CRIB Sport) que le bénévole devra joindre à sa déclaration fiscale.
(A noter que pour les frais de déplacement, l'administration fiscale dresse un barème annuel différent du barème à respecter si le bénévole demande le remboursement de ses frais de déplacement – Voir plus haut dans l'article).
Le trésorier de l'association inscrit le don dans la comptabilité de l'association.

Pour plus de renseignements :

CRIB Sport 53 au CDOS 53 - 02 43 67 10 30 - mayenne@franceolympique.com

Abandon des frais kilométiques par les bénévoles

Explications du barème ainsi que des règles qui encadrent l'abandon des frais kilométriques par les bénévoles.
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